Как заполнить путевые листы

Документальное подтверждение расходов на топливо

Ведение бизнеса в Болгарии, как и в остальных странах, часто предполагает использование автотранспорта. Некоторые виды деятельности, например, грузовые перевозки, без транспорта просто невозможны, в других же случаях автомобиль может требоваться для транспортировки работников, оборудования, товаров, сырья.

Для деятельности юридического лица можно использовать как собственный (приобретенный на собственные средства), так и арендованный транспорт. В любом случае расходы на топливо могут учитываться как расходы компании и тем самым уменьшать сумму, с которой нужно платить налоги.

Чтобы ограничить возможность злоупотреблений, например, использования транспорта в личных целях за счет фирмы, предусмотрены специальные виды документов, которые подтверждают расход топлива компании — это путевой лист и отчет о расходе топлива (пътен лист и отчет за разход на гориво). Они должны предоставляться бухгалтеру вместе с фактурами за купленное топливо ежемесячно. Заполнение этих документов необходимо для корректного учета расходов и их подтверждения в случае проверки налоговой службы (НАП).

Можно ли обойтись без путевого листа и отчета? Нет. Чтобы включить расходы на топливо в расходы компании, недостаточно предоставить фактуру с заправки — расход должен быть отражен в бухгалтерских документах, чтобы считаться обоснованным.

Путевой лист

Путевой лист — документ, который показывает, где, когда и сколько километров проехал автомобиль. В нем также отражается информация о водителе, виде топлива и норме его расхода, установленной собственником/руководителем фирмы. Документ подписывает водитель, подтверждая тем самым указанную в путевом листе информацию.

В начале путевого листа необходимо зафиксировать первоначальный пробег ТС. Как правило, указывается значение на последнюю дату предыдущего месяца. Например, если в последний день марта 2025 года пробег составлял 130000 км, то это значение указывается в качестве начального на 01.04.2025.

Если автомобиль используется собственникам также и в личных целях, то в путевом листе эти поездки не указываются — только пробег, связанный с деятельностью компании. В этом случае первоначальный пробег ТС в путевом листе может отличаться от того, который был на последний день предыдущего месяца. Например, 31.03.25 пробег был 130000 км, а после этого собственник использовал в течение 4 дней машину не для работы, а для личных поездок. 05.04.25 собственник снова использует автомобиль для работы и указывает в качестве начального пробег на 04.04.25 – 131000 км. Расходы на топливо с 1 по 4 апреля не учитываются как расходы компании. Аналогичным образом, если поездки в личных целях предпринимались в середине месяца, после возвращения автомобиля к работе необходимо указывать новые значения первоначального пробега.

Путевые листы можно распечатать самостоятельно, скачав в сети, или купить уже распечатанные, например, в виде «пътна книжка».

Отчет о расходе топлива

Помимо путевого листа необходимо заполнять и отчет о расходе топлива. Эти документы не взаимозаменяемы, необходимо оформлять как тот, так и другой. Информация из путевого листа переносится в отчет.

В верхней левой части отчета указывается расход топлива для соответствующего автомобиля летом или зимой. Норма расхода топлива может быть указана как для города, так и для движения за его пределами или смешанная — по выбору собственника.

В верхней правой части документа указываются следующие данные:

• название фирмы;
• данные о ТС — вид, регистрационный номер, вид топлива;
• данные водителя ТС;
• начальный пробег;
• наличие топлива в баке;
• стоимость топлива.

Данные о первоначальном пробеге, наличии топлива и его стоимости берутся из предыдущего отчета (информация за последний день предыдущего месяца).

В отчете указываются приход и расход топлива.

• В графу «Приход» записываются данные из фактур, выданных АЗС — номера и даты фактур, продавец, количество топлива. Стоимость топлива указывается общая для фирм, не зарегистрированных по НДС, и без НДС — для фирм, зарегистрированных по НДС.
• В «Расход» записываются даты использования ТС (берутся из путевого листа), основание (объяснение, для чего использовался автомобиль), начальный пробег, пройденные километры в городе и за его пределами, окончательный пробег.

В последней части отчета представлена информация об общем расходе, пробеге за отчетный период, а также о количестве оставшегося топлива и его стоимости.

Наряду с оформлением документов «по старинке» на бумажных носителях, существуют приложения, позволяющие автоматизировать документооборот. Они помогают генерировать путевые листы и отчеты о расходах на топливо, просто вводя необходимые данные. Еще раз напомним, что оформление таких документов обязательно — в случае их отсутствия расходы на топливо признаются необоснованными.