Командировъчни разходи: правила на НАП

ДАНЪЦИ И СЧЕТОВОДСТВО В БЪЛГАРИЯ

Командировъчни разходи в България: кога НАП ги признава и какви грешки допускат собствениците на фирми?

Самолетни билети, хотели, транспорт, дневни — може ли българска компания да плаща тези разходи за своя собственик или управител?

Регистрирали сте ЕООД в България, водите международен бизнес и пътувате по работа. Срещате се с клиенти в Германия, посещавате изложения в Италия, водите преговори с доставчици в Полша. Компанията плаща билетите и хотелите, а счетоводителят получава фактурите. Но при проверка НАП може да не признае разходите, дори ако пътуването наистина е било делово.

1. При какви условия НАП признава командировъчните разходи?

Основното правило се съдържа в чл. 33 от Закона за корпоративното подоходно облагане (ЗКПО). За признаване на разходите са необходими делова цел, предвидени в закона отношения между лицето и дружеството, документална обоснованост и спазване на приложимите правила за командироване и счетоводно отчитане.

Законът отделно ограничава признаването на разходите на съдружници и акционери, които пътуват единствено в качеството си на собственици на бизнеса. Деловата цел и фактурата сами по себе си не гарантират признаване на разходите.

2. Кой има право на командировъчни разходи?

Чл. 33 от ЗКПО предвижда признаване на разходите за пътуване на работници и на лица, наети по извънтрудови договорни отношения, включително управители и членове на органи на управление.

3. Собственикът на ЕООД работи като СОЛ: може ли да се плащат неговите командировки?

Самият факт на регистрация като СОЛ не създава автоматично право на признаване на командировъчните разходи. НАП преценява правното основание на отношенията на физическото лице с дружеството.

В разяснение на НАП № 94-00-15 от 15.03.2018 се разглежда собственик на ЕООД без ДУК, който се осигурява като СОЛ и полага личен труд. За признаване на разходите е необходимо да се докаже наличието на извънтрудови договорни отношения, насочени към конкретен резултат в дейността на фирмата.

Пример: собственик на IT компания лети на среща с възложител в Нидерландия. Ако той работи единствено като СОЛ и няма надлежно договорно основание, билетите и хотелът може да не бъдат признати, дори ако срещата се е състояла. Статутът на СОЛ обаче сам по себе си не изключва други договорни отношения.

4. Може ли да се сключи ДУК без възнаграждение?

Наличието на договор за управление без възнаграждение само по себе си не изключва признаването на разходите. В разяснение на НАП № 24-39-42 от 27.04.2016 е разгледана ситуация, при която собственикът полага личен труд срещу възнаграждение, а управлението се осъществява по безвъзмезден договор. При наличие на съответните отношения и връзка на пътуването с дейността на фирмата разходите могат да бъдат признати. Договорът трябва да отразява реалните отношения; следва да се отчетат последиците по данъци и осигуряване.

5. Какви разходи могат да се включват в командировката?

При спазване на условията на закона фирмата може да плаща самолетни билети и транспорт, хотели, дневни и необходимите допълнителни разходи (например паркинги и пътни такси). Но редът за възстановяване и облагане зависи от статута на лицето и приложимите правила, особено при задгранични пътувания и извънтрудови отношения.

6. Какви документи са необходими?

В зависимост от ситуацията: договорно основание за дейността на лицето; заповед за командировка, когато се изисква; билети, бордни карти, потвърждения за плащане; фактури от хотели; покани, кореспонденция, програми на конференции; договори, отчети за срещи и задачи. Съгласно чл. 10 от ЗКПО документите трябва вярно да отразяват стопанската операция. Заповедта и фактурата не заместват необходимото договорно основание.

7. Седем основни грешки

1. Собственик-СОЛ си оформя командировка, без да провери основанието. Регистрацията като управител и плащането на осигуровки не гарантират признаване на разходите.

2. Лична почивка под формата на командировка. Семейното пътуване и развлеченията не стават служебни заради корпоративното плащане.

3. Няма доказателства за делова цел. Билетите и фактурите потвърждават плащането, но не обясняват необходимостта от пътуването.

4. Документите се оформят със задна дата. Формалните документи може да противоречат на фактическите обстоятелства.

5. Не се разделят деловите и личните дни. Двудневна конференция не обосновава седмица семейна почивка за сметка на фирмата.

6. Неправилно се изчисляват дневните. Трябва да се проверят приложимите норми и статутът на лицето.

7. Всяка покупка с корпоративна карта се смята за разход. Личните ресторанти, покупки и развлечения не стават делови автоматично.

8. Какво ще стане, ако НАП не признае разходите?

Непризнатите разходи увеличават данъчния финансов резултат. Например, ако 3 000 евро командировъчни бъдат изключени от разходите и това увеличи положителната данъчна основа със същата сума, допълнителният корпоративен данък по ставка 10% ще бъде 300 евро; възможни са и лихви.

Ако фирмата фактически е платила лични потребности на собственика, операцията допълнително може да се квалифицира като «скрито разпределение на печалбата». Това може да доведе до данък върху дивидентите и санкция 20% при условията на чл. 267 ЗКПО, по-специално при недеклариране. Самото непризнаване на разходите по чл. 33 ЗКПО обаче не означава автоматично скрито разпределение на печалбата.

9. Как правилно да се организират командировките?

Преди покупката на билети проверете правното основание за работа на лицето във фирмата, приложимите норми за командироване, реда за документиране и деловата цел. За ЕООД, където собственикът съвместява управление, продажби и изпълнение на услуги, такъв анализ е особено важен. Данъчният модел е по-добре да се определи предварително, а не при годишното приключване.

Заключение

НАП преценява кой е пътувал, на какво основание е действал в интерес на компанията и с какво се потвърждава деловата цел. Собствениците на ЕООД, работещи като СОЛ без ДУК, се нуждаят от отделен анализ на договорните отношения. Корпоративното плащане само по себе си не дава право на данъчно признаване.

«Български Експерт»: счетоводство, което помага да се предотвратят данъчни рискове

Компания «Български Експерт» предоставя счетоводно обслужване и данъчно съпровождане на бизнеса в България. Ние анализираме статута на собствениците и управителите, проверяваме основанията за признаване на разходите и помагаме правилно да се организира документооборотът.

Сайт: https://bulgarianexpert.com 
Telegram: https://t.me/bulgariaexpert 
Instagram: https://www.instagram.com/bulgarianexpert/ 
TikTok: @bulgarianexpert

Правно основание: чл. 10, 26, 33 и 267 ЗКПО; разяснения на НАП № 94-00-15 от 15.03.2018 и № 24-39-42 от 27.04.2016; Наредба за командировките в страната; Наредба за служебните командировки и специализации в чужбина. Информацията не замества индивидуална данъчна консултация.