Наемане на граждани на ЕС на работа в българска компания: процедура, миграционни правила, данъчно облагане, командировки и дистанционен формат

В сравнение с наемането на граждани на трети страни (извън ЕС) тази процедура е значително по-опростена, тъй като на гражданите на ЕС не се налага да оформят разрешение за работа (разрешение за работа).

По-долу е представено подробно ръководство, което обединява правни, административни и данъчни аспекти, както и правилата за оформяне на командировки и реда за уреждане на постоянна работа от чужбина.

1. Базови принципи

Липса на разрешения за работа

Гражданите на страните от ЕС/ЕИП и Швейцария имат право да работят в България при същите условия като българските граждани. Работодателят не е необходимо да получава разрешение от Агенцията по заетостта (Агенция по заетостта).

2. Миграционни правила и регистрация на пребиваването

Макар че на гражданите на ЕС не им е нужна виза или разрешение за работа, те са длъжни да преминат административна регистрация по местоживеене в България при продължителен престой.

Срокове и ред на регистрация:

• До 3 месеца: Гражданинът на ЕС има право да пребивава в България въз основа на валиден паспорт или лична карта без специална регистрация.
• Над 3 месеца: Гражданинът на ЕС е длъжен да се обърне към Дирекция „Миграция“ при МВР (Министерството на вътрешните работи) по местоживеене в България за получаване на Удостоверение за продължително пребиваване (Удостоверение за продължително пребиваване).

По резултат от разглеждането на гражданина на ЕС се издава удостоверение за регистрация, както и се присвоява ЛНЧ (Личен номер на чужденец) или служебен номер за целите на данъчното облагане и социалното осигуряване.

3. Данъци и социално осигуряване при работа в България (осигуровки)

Гражданин на ЕС, който работи по трудов договор непосредствено на територията на България, попада под действието на българското данъчно и пенсионно-осигурително законодателство.

1. Социално и здравно осигуряване (осигурителни вноски)

• Осигурителните вноски се изчисляват върху брутната заплата, но не по-ниска от минималния осигурителен праг за съответната длъжност и не по-висока от максималния осигурителен доход (максимален осигурителен доход).
• Общата ставка на осигурителните вноски е около 32,7%–33,4%, от които:
  • Дял на работодателя: порядъка на 18,9%–19,6%.
  • Дял на работника: 13,78% (удържа се от работната заплата).

2. Данък върху доходите (ДДФЛ)

• В България действа плоска ставка на данъка върху доходите на физическите лица — 10%.
• Данъкът се изчислява върху данъчната основа (брутна заплата минус удържаните лични осигурителни вноски на работника).

4. Постоянна дистанционна работа на служители от чужбина

При постоянна дистанционна (отдалечена) работа на служител, който се намира в своята страна на пребиваване (в държави — членки на ЕС), възникват особени правила за социално осигуряване, плащане на данъци и административна отчетност.

1. Социално осигуряване (Осигуровки)

В страните от ЕС основен принцип на координация на системите за социална сигурност е правилото lex loci laboris (правото на държавата на фактическото място на полагане на труда), залегнало в Регламент (ЕО) № 883/2004. Ако служителят работи постоянно дистанционно от страната на своето пребиваване, той подлежи на социално и здравно осигуряване изключително в тази страна, а не в България.

Ред за отчитане и плащане на вноските за българския работодател:

• Регистрация в чуждата държава: Българската фирма е длъжна да се регистрира като работодател в осигурителния фонд на страната на пребиваване на служителя (без да е необходимо откриване на представителство или клон).
• Изчисляване и плащане на вноските: Осигурителните вноски се изчисляват по ставките и правилата на страната на служителя и се превеждат от работодателя директно в съответния чуждестранен бюджет.
• Алтернативно споразумение (чл. 21 от Регламент 987/2009): Работодателят и работникът могат да подпишат споразумение, по което служителят сам подава отчетността и плаща вноските от името на работодателя, като получава компенсация за осигурителната част в състава на заплатата.
• Вариант с краткосрочна командировка (до 1 месец): Ако работникът първоначално е назначен с основно работно място в България и е изпратен в задгранична служебна командировка за срок до 30 дни, социалните вноски се плащат изцяло в България. Издаването на удостоверение А1 за такива кратки пътувания не се изисква — достатъчна е стандартната заповед за командировка (Заповед за командировка). Удостоверението А1 става задължително само при дългосрочно командироване (до 24 месеца) за официално освобождаване от плащане на вноски в държавата по местоназначение.

2. Данък върху доходите (ДДФЛ / НДФЛ)

Данъчното облагане на доходите се урежда от вътрешното законодателство (Закон за данъците върху доходите на физическите лица — ЗДДФЛ) и Спогодбите за избягване на двойното данъчно облагане (СИДДО):

• Данък в България НЕ се удържа (базово правило при дистанционна работа от чужбина): Ако служителят пребивава постоянно в чужбина (там е данъчно задължено лице) и фактически изпълнява трудовите си задължения от своето дистанционно работно място извън България повече от 183 дни в годината, съгласно нормите на СИДДО и чл. 8 от ЗДДФЛ доходът се смята за придобит от източник извън България. В този случай българската фирма не удържа 10% български ДДФЛ, а данъкът се плаща в страната на пребиваване на работника.
• Случаи, в които данъкът се плаща и удържа В БЪЛГАРИЯ (10%):
  1. Краткосрочни служебни пътувания / командировки в България: Ако дистанционният служител от чужбина идва в България, за да изпълнява трудови задължения (за съвещания, стаж, работа в централния офис), доходът за дните, фактически отработени на територията на България, се смята за придобит от източник в България (чл. 8, ал. 2 от ЗДДФЛ) и подлежи на облагане с 10% ДДФЛ.
  2. Запазване на статута на местно лице за данъчни цели в България: Ако служителят работи дистанционно от чужбина, но запазва статута си на местно лице за данъчни цели в България (например прекарва в чужбина по-малко от 183 дни в годината или центърът на жизнените му интереси е останал в България). В този случай той подлежи на данъчно облагане в България за всичките си световни доходи.
  3. Краткосрочна задгранична командировка от България (до 30 дни): Когато служителят първоначално е назначен с основно работно място в България и само временно е изпратен в задгранична служебна командировка, работодателят продължава да удържа изцяло 10% ДДФЛ в България по стандартния трудов договор.
  4. Особени условия по СИДДО (правилото за 183 дни и разходите на работодателя): Ако съгласно конкретната СИДДО между България и държавата на пребиваване не са изпълнени условията за пълно освобождаване от данък при източника (например ако разходите за трудово възнаграждение се понасят от място на стопанска дейност на дружеството в България), правото на облагане на заплатата може да остане за България.

3. Обобщена таблица на плащанията върху заплатата при дистанционна работа в чужбина

4. Административна отчетност в НАП (България)

• Уведомление по чл. 62 КТ: Подава се в срок от 3 дни от датата на сключване на договора.
• Отбелязване на мястото на работа: В системата на НАП се отразява изпълнението на работата извън България.
• Липса на месечни декларации: Служителят не се включва в месечните Декларация образец 1 и образец 6 в България.

5. Практически механизми за компанията

За да се избегне пряка регистрация в чуждестранните данъчни органи, компаниите използват следните начини:

1. Споразумение със служителя (по чл. 21 от Регламент 987/2009).
2. EOR (Employer of Record) — наемане чрез международни HR платформи (Deel, Remote).
3. Договор за предоставяне на услуги (B2B) — работата се извършва от фрилансер, самоосигуряващо се лице или местен ЕТ/ЕООД.

5. Командировки на граждани на ЕС (Командироване)

Българското дружество има право да изпраща своите служители — граждани на ЕС — в служебни командировки както на територията на България, така и в други държави (включително страни от ЕС).

1. Командировки в България и в чужбина

• Издава се заповед за командировка (Заповед за командировка) съгласно Наредба за командировките в страната или Наредба за служебните командировки и специализации в чужбина.
• На работника се изплащат дневни пари (дневни пари), както и се възстановяват разходите за пътуване и нощувка.

2. Командироване в рамките на предоставяне на услуги в друга страна от ЕС (Директива 96/71/EC и Директива 2018/957)

Ако българска компания изпраща служител в друга страна от ЕС за предоставяне на услуги или изпълнение на договор:

• Минимални стандарти на приемащата държава: На служителя трябва да бъдат осигурени условията на труд и минималната ставка на заплащане, които действат в държавата, където е командирован (ако са по-благоприятни от българските).
• Удостоверение А1: При дълготрайни командировки работодателят подава заявление в НАП за получаване на формуляр А1, който потвърждава запазването на българското осигуряване. За краткосрочни пътувания (до 30 дни) удостоверение А1 не се изисква.